Demi keselamatan acara, ada beberapa hal yang perlu penyelenggara pertimbangkan. Jadi penting untuk mempertimbangkan keamanan sejak awal perencanaan acara hingga hari pelaksanaan acara. Keamanan yang sukses tidak dapat dilakukan secara spontan, jadi penting untuk merencanakannya sejak awal.

Di balik setiap acara yang sukses, ada rencana keamanan yang telah dirancang khusus untuk acara tertentu – tidak ada pendekatan yang cocok untuk semua orang. Langkah-langkah keamanan dalam kasus cedera tamu, kerusakan properti, kepadatan, kegaduhan, dan situasi tak terduga seperti evakuasi darurat, semuanya harus dipertimbangkan jauh sebelum tanggal acara.

Persiapan merupakan inti dari keberhasilan pengamanan acara, dan penting untuk menyediakan waktu yang cukup untuk menilai tempat/lokasi, audiens, dan jenis acara.

Pertimbangan Utama untuk Keselamatan Acara

Tempat atau Lokasi

Agar dapat merencanakan acara secara efektif, penting untuk mengetahui tempat penyelenggaraan acara secara menyeluruh. Gagasan yang sama dapat diterapkan saat mempertimbangkan keamanan acara.

Hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan inspeksi tempat. Identifikasi semua titik masuk, dan tetapkan batas-batas di mana acara dimulai dan berakhir. Saat memeriksa tempat, penting juga untuk memahami tindakan pencegahan keadaan darurat yang berlaku, seperti peraturan dan ketentuan terkait keselamatan kebakaran.

Salah satu aspek terpenting dari perencanaan tanggap darurat di suatu acara adalah memiliki rencana evakuasi yang jelas. Rencana ini harus menguraikan prosedur untuk mengevakuasi peserta dengan aman jika terjadi keadaan darurat. Ini termasuk rute evakuasi, pintu keluar darurat, dan titik pertemuan yang ditentukan di luar tempat acara untuk semua tamu dan staf.

Jika terjadi keadaan darurat, penting untuk memiliki rencana komunikasi guna memberi tahu peserta tentang keadaan darurat dan memberikan petunjuk tentang apa yang harus dilakukan. Penting juga untuk memiliki staf terlatih yang siap membantu proses evakuasi. Ini termasuk menunjuk orang yang akan berkomunikasi dan mengoordinasikan evakuasi, serta orang yang terlatih dalam memberikan pertolongan pertama darurat, jika perlu.

Baca Juga: Buat Perencanaan Keamanan Acara Kalau Tidak Mau Merugi!

Hadirin atau Tamu

Seperti yang telah disinggung sebelumnya, tujuan utama keamanan di suatu acara bukanlah hanya untuk menanggapi ancaman, melainkan juga untuk mencegahnya. Terkait dengan audiens suatu acara, seperti yang diharapkan, semakin besar kerumunan, semakin besar kemungkinan terjadinya kesalahan. Karena itu, staf harus merasa nyaman dalam mengelola kelompok dan menjalankan wewenang.

Terkait manajemen keramaian, staf dan keamanan harus dapat memantau kepadatan dan antrean, serta memastikan pintu keluar telah dibersihkan dan tamu tidak menyimpang ke area yang tidak dapat diakses. Salah satu pertimbangan terpenting: memastikan bahwa tempat tersebut tidak pernah melampaui batas kapasitasnya, termasuk semua staf dan peserta. Melebihi kapasitas tidak hanya meningkatkan risiko terjadinya kekacauan, tetapi denda dan hukuman juga dapat timbul akibat manajemen yang buruk.

Selain kapasitas, aspek penting lain dari keamanan acara adalah pemeriksaan tamu. Pemeriksaan ini dapat meliputi pemeriksaan tas tamu saat kedatangan untuk mengurangi risiko peserta membawa senjata atau barang selundupan apa pun ke acara Anda. Pemeriksaan keamanan harus mencakup pemeriksaan bahwa tamu tidak membawa alkohol dan/atau zat terlarang apa pun ke acara karena tamu yang mabuk dapat menimbulkan potensi ancaman keamanan.

Dengan menempatkan petugas keamanan yang terlihat, para peserta yakin bahwa langkah-langkah keamanan telah dilakukan, dan pelaku kejahatan apa pun akan dicegah untuk melakukan kekerasan.

Jenis Acara

Tidak ada aturan pasti mengenai rasio personel keamanan dengan jumlah tamu di suatu acara. Ada yang mengatakan sebaiknya ada satu personel keamanan untuk setiap 20 tamu di acara kecil, atau satu spesialis untuk setiap 100 tamu di acara besar. Tempat yang berbeda mungkin juga memberlakukan jumlah personel keamanan minimum mereka sendiri untuk menghitung jumlah tamu.

Meskipun demikian, penting untuk diingat bahwa persyaratan untuk satu acara, seperti konser amal besar, dapat sangat bervariasi dibandingkan dengan acara lainnya, seperti acara perusahaan kecil di hotel bintang 4. Inilah sebabnya mengapa penting untuk memahami sifat acara dan kemungkinan pesertanya untuk membuat keputusan terbaik tentang jumlah personel keamanan yang diperlukan untuk melaksanakan acara secara efektif.

Selain menentukan jumlah personel keamanan yang tepat yang dibutuhkan untuk suatu acara, penting juga untuk mempertimbangkan jenis personel yang dibutuhkan. Misalnya, kehadiran petugas keamanan dapat membantu dalam mengelola pengendalian massa, namun, keamanan swasta untuk mengawasi individu atau beberapa individu tertentu, dapat diperlukan pada acara berskala besar dan berkelas tinggi.

Baca Juga: Berapa Banyak Pasukan Pengamanan Yang Dibutuhkan Untuk Sebuah Acara?

Keamanan sangat penting dalam suatu acara karena membantu menjaga ketertiban, mencegah kecelakaan, dan pada akhirnya memastikan keselamatan tamu. Tanpa langkah-langkah keamanan yang tepat, suatu acara rentan terhadap berbagai risiko, termasuk masalah pengendalian massa, bahaya keselamatan, dan kekerasan.

Dengan meluangkan waktu untuk merencanakan tempat/lokasi, audiens, dan jenis acara, para perencana dapat mempersiapkan diri menghadapi keadaan darurat dan memastikan bahwa setiap orang memiliki pengalaman yang aman dan positif. Memastikan keselamatan tidak hanya bermanfaat bagi kesejahteraan tamu dan staf, tetapi juga meningkatkan reputasi organisasi dan perencana yang menyelenggarakan acara tersebut.

Download segera aplikasi TNOS untuk informasi layanan pengamanan event profesional. Untuk para pengguna IOS, bisa download di App Store! Untuk Android, Anda bisa download melalui Playstore, ya! Informasi lebih lanjut, bisa menghubungi VIA WA ke nomor 0811-9595-493 .